Digital statt Durchschlagpapier
Wie wir unsere Prüfberichte neu gedacht haben. Ein Erfahrungsbericht von Loading Systems.
Der Anfang vom Ende eines ineffizienten Prozesses
Wenn man sich als Unternehmen permanent mit Problemen eines bestehenden Systems herumschlägt, fragt man sich irgendwann: Geht das nicht auch besser? Genau das war unser Ausgangspunkt.
Unsere bisherigen digitalen Prüfberichte hatten weder Struktur noch Flexibilität. Außendiensttechniker kämpften mit fehlerhaften PDFs, unvollständig angezeigten Inhalten und einem Tool, das unsere Anforderungen schlichtweg nicht abbilden konnte. Besonders frustrierend: Dokumente wurden ungewollt gelöscht oder überschrieben – ein Sicherheitsrisiko und Nervenkrimi in einem.
Der Weg zur eigenen Lösung
Ende 2024 stieß ich zufällig auf smapOne – und war sofort begeistert von der Leichtigkeit, mit der sich individuelle Lösungen bauen lassen. Keine starre IT-Struktur, keine unverständlichen Formulare, sondern echte Flexibilität. Also habe ich losgelegt: Testaccount, erste smaps, erste Berichte.
Was als Solo-Projekt neben der regulären Geschäftsführung begann, entwickelte sich in wenigen Monaten zu einer vollwertigen, maßgeschneiderten Lösung für unsere Prüfprozesse – inklusive interner Schulungen und stabiler Rollouts.
Was wir heute mit smapOne abbilden
Wir haben inzwischen eine ganze Reihe an smaps im Einsatz, zum Beispiel:
- Prüfberichte für Anlagen wie Tore, Überladebrücken, Feuerschutztüren, Schnelllauftore und viele weitere
- Vertriebsformulare, etwa für technische Klarstellungen oder Kostenvoranschläge
- Interne Vertragsunterlagen, die sich in wenigen Klicks erstellen, per E-Mail versenden und archivieren lassen
Jede smap ist modular aufgebaut und an unsere CI angepasst. Ein besonderes Highlight: Wenn bestimmte Felder nicht ausgefüllt werden, entstehen keine leeren Seiten im Bericht – was früher regelmäßig passierte und für Verwirrung sorgte.
Unsere Smaps (Prüfberichte)
Weitere Smaps für Vertrieb / Innendienst
Unsere Prüfberichte mit Deckblatt und Prüfdokumentation
Zur Veranschaulichung des Ergebnis hier eine Beispielhafter Prüfbericht als PDF, wie er mit unseren smaps erstellt wird:
Akzeptanz? Höher als gedacht.
Die Einführung lief erstaunlich reibungslos.
Ich bin Realist: Software kann noch so gut sein – wenn die Leute sie nicht nutzen, ist sie wertlos. Deshalb haben wir uns bewusst gegen das klassische „Hier ist das Handbuch – mach mal“ entschieden.
Klar, es gab wie immer ein paar skeptische Stimmen – aber mit einem Live-Meeting, einem Tutorial-Video (20 Minuten Schritt-für-Schritt) und unserer internen LSacademy war das Eis schnell gebrochen. Heute nutzen Techniker und Vertrieb die smaps täglich – ohne großes Drama, ohne Nachfragen.
Der Aha-Moment? Im Quartalsmeeting demonstrierte ich live, dass meine Demo-smaps selbst nach Wochen offline auf meinem Handy verfügbar waren – ein Feature, das vorherige Tools nicht einmal im Ansatz leisten konnten.
Zeitersparnis. Klarheit. Struktur.
Was hat sich konkret verbessert?
- Nur noch relevante Felder für die jeweilige Anwendung – das spart Zeit und verhindert Fehler
- Vereinheitlichte, saubere Berichte im Firmenlayout
- Weniger Rückfragen bei Klarstellungen und Angeboten
- Schnellere Erledigung im Alltag – besonders durch Vertrieb und Außendienst
Sicher: smapOne kostet Geld. Aber die Investition hat sich für uns längst amortisiert – nicht nur operativ, sondern auch kulturell.
Mein Weg: Learning by Doing (mit Plan)
Anfangs habe ich einfach mal losgelegt – und mich prompt in der Vielzahl möglicher smaps verzettelt. Rückblickend war die Umstellung auf ein standardisiertes Template mit einheitlichen Bausteinen der Gamechanger. Damit lassen sich heute neue smaps innerhalb weniger Stunden erstellen – stabil, durchdacht, dokumentiert.
Mein Tipp: Nicht zu groß starten. Eine smap für einen konkreten Prozess reicht. Testen, verbessern, dann skalieren.
Ein paar ehrliche Ratschläge
- Struktur vor Geschwindigkeit: Erst konzipieren, dann bauen
- Nicht zu groß anfangen – lieber einen Prozess sauber digitalisieren als fünf nur halb
- Kleine Gruppe, klare Verantwortung: Nicht alle mitreden lassen – lieber gezielt Einbindung schaffen
- Testen mit echten Leuten – Techniker wissen oft genau, wo der Schuh drückt
- Doku nicht vernachlässigen: Einheitliche Benennung und sauber aufgebaute Word-Templates sparen später enorm viel Zeit
- Nicht alles ständig ändern: Stabilität ist wichtiger als Perfektion
Abschließend: Papier war gestern
Diese Woche hielt mir ein Dienstleister wieder einen Durchschlag in der Hand – fast durchsichtig, kaum lesbar, einfach nur alt. Da wurde mir klar: Wir haben’s richtig gemacht.
Man braucht keine große IT-Abteilung, um Prozesse lean, smart und skalierbar zu machen. Man braucht Neugier, Wille und ein bisschen Disziplin. Wer seinen Leuten zuhört, ihre Alltagshürden kennt und bereit ist, auch mal einen Abend oder ein Wochenende zu investieren, wird mit Lösungen belohnt, die wirklich funktionieren.
Und wenn dann zum ersten Mal ein Vertragsdokument mit nur vier Klicks erstellt, verschickt und archiviert wird – dann ist klar: Digitalisierung ist keine Bürde. Sie ist die Befreiung von der Zettelwirtschaft.
