Die Richtung bestimmen: Tipps und Tricks für eine effektive Entscheidungsmatrix

In einigen meiner letzten Workshops kamen wir immer wieder auf die Fragen:

„Wie gestalte ich eine effektive Entscheidungsmatrix?

Wie kann ich absehen, welcher Prozess sich am besten in smapOne abbilden lässt oder besser in anderen NoCode oder LowCode Tools, die bereits im Unternehmen im Einsatz sind?“

Auf Rückfrage bei anderen Kund:innen nach deren Best Practice stellte sich heraus, dass diese Entscheidungen doch eher in Richtung „Bauchgefühl“ gehen. Einerseits bin ich großer Freund vom „Bauchgefühl“ – andererseits würde ich hier, gerade weil es im Business-Kontext steht, gerne etwas Inspiration und Wissen hinzufügen.

In diesem Artikel möchte ich eine Übersicht geben, wie man diesen Prozess angehen kann und den einen oder anderen Tipp geben. Ich freue mich natürlich, wenn ihr euch mit eigenen Gedanken oder Vorschlägen daran beteiligt.

Stichwort Entscheidungsmatrix:

Die Entscheidungsmatrix ist eine meist zweidimensionale, tabellarische Darstellung aller in Betracht kommenden Handlungsalternativen und der für die Entscheidung wichtigen Kriterien. Die Anzahl der erfüllten oder nicht erfüllten Kriterien und das Maß der Erfüllung geben dann Aufschluss über den Wert der jeweiligen Alternative. Art und Ausmaß der Erfüllung werden für jede Alternative deutlich und können zur Bewertung genutzt werden. Entscheidungen, die auf dieser Basis getroffen werden, sind objektiv, fundiert und nachvollziehbar.

Dabei kann man es auf unterschiedliche Art und Wiese angehen:

1. CAF-Methode (Consider All Facts)
2. PMI-Methode (Plus-Minus-Interestings)
3. Entscheidungsbaum
4. Entscheidungsmatrix

Am Ende des Artikels brauche ich außerdem unbedingt eure Unterstützung, also scrollt bitte mindestens einmal ganz durch. 😉

1. CAF-Methode (Consider all facts)

Diese Methode bezieht allerlei Daten und Fakten in die Entscheidung ein, die von Relevanz sein könnten. Dementsprechend lässt sich die Entscheidungssituation umfassender erkennen und einschätzen. Hier gilt der Grundsatz: Je mehr du weißt und dir Zeit nimmst, alle Faktoren einzubeziehen, desto leichter wird dir die Entscheidung letztlich fallen. Allerdings kann diese Liste aller Informationen, Randbedingungen und Einflussfaktoren auch ziemlich lang werden … 😀

Vorgehen:

1. Formuliere eine Frage, für die du eine Entscheidung treffen möchtest.
2. Liste ALLES auf, was dir in Bezug auf die mögliche Entscheidung wichtig erscheint.
3. Bringe deine aufgelisteten Faktoren in eine Reihenfolge: Das Wichtigste ganz oben, das weniger Wichtige nach unten sortieren.
4. Das Ergebnis kannst du wie eine Checkliste nutzen. Nimm bei jeder deiner Entscheidungsalternativen die Liste zur Hand und überprüfe auf die sortierten Kriterien: werden dort die Punkte deiner Liste erfüllt?

Zur besseren Veranschaulichung hier wieder ein Link dazu, der mir in die Hände gefallen ist.

2. PMI-Methode (Plus-Minus-Interestings)

Mit der PMI-Methode kannst du alle Vor- und Nachteile relativ einfach gewichten. Du siehst relativ schnell, wo noch Fragen geklärt werden müssen, und kannst die Konsequenzen der Entscheidungsalternativen gut absehen. Konzentriere dich hierbei zunächst auf alle positiven Aspekte deiner möglichen Entscheidung und betrachte danach die negativen bzw. offenen Punkte. Das sind dann die, die in die Kategorie „Interestings“ fallen.

Vorgehen:

2. Definiere die Frage, zu der du eine Entscheidung treffen möchtest.
3. Jetzt wird es spannend: nimm dir 3min. (sonst denkst du ewig darauf rum) um alle Vorteile der Entscheidung aufzulisten. Notiere die Punkte.
4. Nun die andere Seite der Medaille: nutze 3min. für die Nachteile deiner Entscheidung. Notiere die Punkte.
5. Punkte, die sowohl positiv als auch negativ sind, werden in beide Listen aufgenommen.
6. Alle Aspekte, die noch geklärt werden müssen oder wo du unsicher bist, kommen in die Kategorie „Interestings“. Sobald diese Punkte geklärt sind, sortierst du die auch in die Plus- oder Minus-Spalte.

 

Wichtig: Das ungewichtete PMI wird dir evtl. keine eindeutige Antwort geben, allerdings hilft es, sich über die Vor- und Nachteile einer Entscheidung bewusst zu werden und vor allem Informationslücken und noch zu klärende Punkte zu identifizieren.

3. Entscheidungsbaum

Wenn du deine Entscheidung eher grafisch darstellen bzw. erarbeiten willst, kannst du einen Entscheidungsbaum nutzen. So lassen sich verschiedene Lösungsansätze und Handlungsalternativen in Bezug auf verschieden Faktoren überblicken.

Ein Entscheidungsbaum beginnt mit einem Startpunkt, vom dem Verzweigungen ausgehen, die die jeweiligen Auswirkungen bzw. Ergebnisse der betreffenden Entscheidungsalternativen darstellen. Jedes Ergebnis ist mit weiteren Knoten verbunden, die wiederum weitere mögliche Auswirkungen nach sich ziehen. So entsteht der Entscheidungsbaum.

Die Erstellung eines Entscheidungsbaum kann allerdings einiges an Zeit nehmen und ist eine eher komplexe Art und Weise, sich einer Entscheidung final zu nähern.

Ich füge hier mal ein Beispiel ein:

Wenn du dazu noch einmal mehr lesen möchtest, ist hier ein interessanter Beitrag dazu.

4. Entscheidungmatrix

Jetzt zur schönsten aller Möglichkeiten: 😀 Die Entscheidungsmatrix. Hier kannst du dich zwischen zwei Varianten entscheiden: Einer Matrix mit ungewichteten Kriterien oder einer mit gewichteten Kriterien.

UNGEWICHTET: Hier listest du alle Aspekte auf, die dir bei der Entscheidung wichtig sind. Diese sind allerdings nicht priorisiert oder gewichtet, alle Kriterien haben also die exakt gleiche Bedeutung. Keines ist wichtiger als ein anderes.

Vorgehen:

1. Definiere eine Frage, zu der du die Entscheidungsalternativen bewerten möchtest.
2. Stelle alle wichtigen Kriterien zusammen, die du in Betracht ziehen möchtest.
3. Bewerte die einzelnen Alternativen in den Kriterien (hier hilft eine einfache Punktelogik am besten).
4. Sieh dir das Gesamtergebnis an und du hast deine Entscheidung.

Zur Veranschaulichung füge ich dir zunächst ein anschauliches Beispiel ein:

GEWICHTET:

This is where the magic happens. 😀 Bei einer gewichteten Entscheidungsmatrix stellst du alle Aspekte zusammen, die du für die Entscheidung betrachten möchtest bzw. die dir wichtig sind. Diese Aspekte wiederum haben unterschiedliche Wertigkeiten in der Gesamtentscheidung. Beispiel Autokauf: Zuverlässigkeit ist die am wichtigsten bei der Entscheidungsfindung; Verbrauch nicht (da du ggf. eh überwiegend kurze Strecken fährts o.Ä.).

Vorgehen:

1. Definiere eine Frage, zu der du die Entscheidungsalternativen bewerten möchtest.
2. Stelle alle wichtigen Kriterien zusammen, die du in Betracht ziehen möchtest.
3. Gib deinen Kriterien eine Reihenfolge bzw. Wertung, z.B. Argument 1 ist besonders wichtig und bekommt eine höhere Wertigkeit (im Beispiel unten=10) als Argument 2 (Im Beispiel unten=6).
4. Bewerte deine Entscheidungsalternativen.
5. Multipliziere die Bewertung mit der Wertigkeit (aus 3.).
6. Sieh dir das Gesamtergebnis an und du hast deine Entscheidung.

Zur Veranschaulichung hier das KFZ-Beispiel erneut:

Die Quelle findet ihr hier.

Entscheidungsmatrix mit und für smapOne:

Meine Empfehlung ist eine gewichtete Entscheidungsmatrix.

Bei der Gestaltung dieser setze ich auf eure Hilfe. Welche Fragen würdet ihr mit einbeziehen? Mir fallen diese hier ein:

1. Wo wird die smap genutzt?

1. 1. Nur in der Abteilung
   2. Über Abteilungsgrenzen hinaus (mit mehreren Abteilungen)
   3. Im gesamten Unternehmen

2. Welche Daten werden verarbeitet:

1. 1. Keine personenbezogenen Daten (also keine Freigabe-Gremium notwendig)
   2. Personenbezogene Daten (also Prüfung durch Betriebsrat)
   3. Vertrauliche Daten (also Prüfung durch Datenschutz/Datensicherheit)

3. Sind Schnittstellen in Drittsysteme notwendig?

1. 1. Nein, keine Anbindung an Drittsysteme notwendig. Wir verarbeiten die Daten in smapOne und/oder über einfach PowerQuery-Anbindungen in Excel
   2. Ja, es sind wenige (1-2) Schnittstellen nötig
   3. Ja, es sind drei oder mehr Schnittstellen nötig

4. Wie Wartungsintensiv ist die smap (Daten aktuell halten).

1. 1. Wenig wartungsintensiv
   2. Regelmäßige Prüfung auf Aktualität der smap wichtig (1x/Quartal)
   3. Häufige Prüfung auf Aktualität der smap wichtig (1x/Monat)

Jetzt brauche ich eure Meinung: Welche Kriterien könnten wir noch einbeziehen um eine gewichtete Entscheidungsmatrix zu erstellen?