Warenwirtschaft für textile Filtermedien per smap

Das Unternehmen

Die BWF Group ist als inhabergeführtes Unternehmen in der fünften Generation führender Hersteller von textilen Filtermaterialien für die industrielle Entstaubung, Hersteller von Kunststoffprofilen sowie technischem Nadelfilz und Wollfilzen. Mit seinen 1.800 Mitarbeitern an weltweit 15 Produktionsstandorten setzt die BWF Group internationale Maßstäbe durch Innovation, Kompetenz und Engagement.

Die Herausforderung

Um auch im Bereich Digitalisierung mit Vorbild voranzugehen, suchte die BWF Group eine Lösung, welche an den unterschiedlichen Standorten möglichst einfach integriert werden kann. Neben dem Wunsch nach Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung sollten vor allem auch die Mitarbeiter an den unterschiedlichen Standorten bei diesem Wandel mitgenommen und für die digitale Transformation im Unternehmen begeistert werden.

Besonders für die Mitarbeiter Versand und Warenannahme fallen täglich viele Prüfungen, Kontrollen und Dokumentationsprozesse an. Bisher war dieser Prozess mit Stift und Papier jedoch relativ aufwendig. Bei einer Wareneingangskontrolle füllten Mitarbeiter händisch Formulare aus und nahmen beispielsweise zur Schadenserfassung zusätzliche Fotos per Digitalkamera auf. Die Weiterverarbeitung dieser Daten erfolgte demzufolge mit einer zeitlichen Verzögerung. Die spätere Zusammenführung der Informationen am PC verursachte zusätzlichen Aufwand. Neue Bestände wurden nicht sofort im System erfasst und andere Abteilungen über den Wareneingang nicht automatisch informiert.

Die Lösung

Heute nutzen die Mitarbeiter der BWF Group 15 verschiedene smaps (selbstständig gebaute Apps mit smapOne) für Prozessdokumentationen und andere Anwendungsgebiete. Durch die Nutzung des smapOne Baukastensystems konnte die Wareneingangskontrolle ihren Dokumentationsprozess erheblich beschleunigen. Trifft heute Ware ein, beginnen die Mitarbeiter sofort mit der Bearbeitung der Formular-App. Per App berichten sie, welche und wie viel Ware im Lager eingetroffen ist, welchen Zustand diese hat und welcher Lagerplatz dafür vergeben wurde. Schäden können einfach mit der integrierten Fotofunktion in der App dokumentiert werden. Nach Erfassung aller Daten werden diese mit nur einem Klick unmittelbar und lückenlos an alle zuständigen Mitarbeiter versandt und stehen somit zur schnellen Weiterverarbeitung bereit.

Ehemals analoge Prozesse auf Papier werden nun in kürzester Zeit automatisiert und digital abgebildet. Die digitale Warenwirtschaft fördert wiederum den Workflow und eine agile Arbeitsweise. Die Möglichkeit Barcodes zu scannen, sorgt zudem für eine weitere Reduzierung von Fehlerquellen. Anstatt mit einer händisch abgehakten Checkliste festzuhalten, welche Ware verladen wird, können die Mitarbeiter nun mittels Barcode direkt dokumentieren, was auf die LKWs geladen wird.

Darüber hinaus hat sich der Zeitaufwand der wöchentlichen Inventur dank automatisierter Datenweitergabe bzw. -anbindung an die PCs der Mitarbeiter von ehemals 2 bis 3 Stunden auf knapp 15 Minuten reduziert.

Sogar unser ältester Mitarbeiter, welcher bald in Rente geht, nutzt begeistert die smaps!
(Christian Halbritter, Supervisor Adjustment Department)

Zum Test des Mehrwertes von smapOne wurde die digitale Lösung zuerst den Abteilungsleitern vorgestellt. Diese starteten mit kleinen Projektteams eine Testphase von 2 bis 3 Monaten. Anfänglich noch etwas skeptisch, haben die Mitarbeiter schnell erkannt, dass die angestrebte Digitalisierung eine Erleichterung der täglichen Arbeitsabläufe mit sich bringt. Nach den ersten App-Anwendungen in der Praxis wollte niemand mehr zurück zu Stift und Papier. Die vereinfachte und schnelle Datenerfassung, -weitergabe und -verarbeitung sowie die Reduzierung von Fehlerquellen machten die Akzeptanz bei den Mitarbeitern leicht. Mittlerweile ist smapOne ein fester Bestandteil der internen Abläufe. Die Mitarbeiter sind motiviert und bringen regelmäßig neue Ideen für weitere smaps, welche den Arbeitsalltag aller erleichtern.