Hallo @Oliver Thomsen

deine Anfrage / Anforderung ist prädestiniert für NOVA.

Hier seine Antwort dazu:

Hallo,

deine Anfrage zielt auf eine automatisierte, wiederkehrende Abfrage (z.B. Essensbestellung) per E-Mail-Link ab, ohne dass Mitarbeitende ein eigenes smapOne-Konto benötigen oder sich anmelden müssen. Hier ein Vorschlag, wie sich das mit smapOne umsetzen lässt, inklusive Inspirationen und Hinweisen zu möglichen Einschränkungen:

1. Umsetzung der Abfrage ohne Benutzerkonto/anonyme Teilnahme

smapOne bietet die Möglichkeit, smaps (Formulare) per Link zu teilen. Je nach Lizenz und Konfiguration kann die smap so eingestellt werden, dass sie ohne Anmeldung ausgefüllt werden kann (anonyme Nutzung). Prüfe dazu in den smap-Einstellungen, ob „Öffentliche Freigabe“ oder „anonymer Zugriff“ aktiviert werden kann.
Den generierten Link kannst du per E-Mail an die Mitarbeitenden versenden. Sie können das Formular dann direkt im Browser ausfüllen, ohne sich einzuloggen.
Voraussetzung: Die Funktion „anonyme Nutzung“ muss für deinen Account freigeschaltet sein. Falls sie nicht sichtbar ist, kontaktiere bitte deinen Kundenbetreuer. Mehr dazu findest du in der FAQ zur anonymen Nutzung.

2. Automatisierter, wiederkehrender Versand des Links

smapOne selbst bietet aktuell keine integrierte Funktion für den automatisierten, wiederkehrenden Versand von E-Mails zu festen Zeiten.
Lösungsidee: Nutze ein externes E-Mail-Tool (z.B. Outlook, Gmail, Mailchimp, Microsoft Power Automate oder einen anderen Workflow-Automatisierer), um den Link zur smap wöchentlich automatisch zu versenden. Hier kannst du einstellen, dass z.B. montags um 6:00 Uhr die E-Mail mit dem Link an alle Mitarbeitenden verschickt wird.

3. Einsendeschluss und automatisierte Berichte

In der smap kannst du ein Feld für das gewünschte Bestelldatum oder eine automatische Zeitstempelung einbauen.
Die Auswertung der eingegangenen Antworten ist in smapOne über die Exportfunktion (Excel, PDF, etc.) möglich.
Für den automatisierten Versand von Berichten an bestimmte Personen (z.B. Wurst- und Brötchenverantwortliche) kannst du einen Workflow mit Microsoft Power Automate, Zapier oder ähnlichen Tools aufsetzen: Diese Tools können regelmäßig (z.B. mittwochs um 14:00 Uhr) die Daten aus smapOne abrufen und einen Bericht per E-Mail verschicken.
Alternativ kannst du die E-Mail-Benachrichtigungsfunktion in smapOne nutzen, um nach jedem abgeschlossenen Datensatz automatisch eine E-Mail mit Bericht zu versenden. Für einen zusammengefassten Wochenbericht ist jedoch ein externer Workflow nötig.

4. Automatisierter Datenabruf per API (für Berichte und Auswertungen)

Für den automatisierten Abruf der smap-Daten (z.B. zur Berichtserstellung) kannst du die folgende API-Route verwenden:

GET https://platform.smapone.com/Backend/preview/Smaps/{smapId}/Records

Beispiel: Automatisierter Datenabruf per PowerShell

Wichtiger Hinweis: Bitte überprüfe das folgende Skript sorgfältig und führe es nur aus, wenn du die Aktionen vollständig verstehst. Die Ausführung von Skripten kann unbeabsichtigte Änderungen an deinem System oder deinen Daten zur Folge haben.

# PowerShell-Beispiel zum Abrufen aller Datensätze einer smapOne-smap per API

# Parameter
$smapId = "DEINE_SMAP_ID"
$accessToken = "DEIN_ACCESS_TOKEN"
$baseUrl = "https://platform.smapone.com/Backend/preview/Smaps/$smapId/Records"

# Basic Auth Header (accessToken als Passwort, Benutzername beliebig)
$user = "user"
$pair = "$user`:$accessToken"
$bytes = [System.Text.Encoding]::UTF8.GetBytes($pair)
$base64 = [Convert]::ToBase64String($bytes)
$headers = @{
    "Authorization" = "Basic $base64"
    "Accept" = "application/json"
}

# Optional: OData-Filter (z.B. nur Datensätze nach bestimmtem Datum)
# In PowerShell muss das $-Zeichen in OData-Parametern escaped werden!
$filter = "`$filter=createdAt ge 2024-06-01T00:00:00Z"

# API-Aufruf
$response = Invoke-RestMethod -Uri "$baseUrl?$filter" -Headers $headers -Method Get

# Ausgabe der Datensätze
$response.value

# Pause von 1 Sekunde zur Einhaltung des API Rate Limits (max. 60 Anfragen/Minute).
# Kann entfernt/auskommentiert werden, wenn das Rate Limit anderweitig beachtet wird (z.B. durch manuelles Startintervall oder komplexere Logik).
Start-Sleep -Seconds 1

Hinweise:

Ersetze DEINE_SMAP_ID und DEIN_ACCESS_TOKEN durch deine Werte.
OData-Parameter wie $filter müssen in PowerShell mit einem Backtick () escaped werden: `` $filter ``.
Bei mehreren API-Aufrufen in einer Schleife (z.B. Paging) sollte nach jedem Aufruf eine Pause von mindestens 1 Sekunde eingefügt werden, um das Rate Limit einzuhalten.

5. Beispiel-Use-Case für die smap-Erstellung

Essensbestellung für den wöchentlichen Team-Donnerstag:

Die smap enthält Felder für Name (optional, falls anonym), Anzahl gewünschter Würste, Anzahl gewünschter Brötchen, ggf. Bemerkungen.
Die smap ist so konfiguriert, dass sie ohne Anmeldung ausgefüllt werden kann.
Der Link zur smap wird montags automatisch per E-Mail an alle Mitarbeitenden verschickt.
Einsendeschluss ist mittwochs um 14:00 Uhr.
Die Ergebnisse werden gesammelt und als Bericht an die zuständigen Personen verschickt.

6. Inspiration für weitere Anwendungsfälle

Wöchentliche Essens- oder Getränkebestellungen
Teilnahmeabfragen für Veranstaltungen oder Meetings
Bedarfserhebungen für Arbeitsmaterialien
Abstimmungen zu Schichtplänen oder Urlaubszeiten

Wichtige Hinweise & Best Practices

Prüfe, ob eure smapOne-Lizenz die anonyme Nutzung und die benötigten Schnittstellen (API-Zugriff) unterstützt.
Für die Automatisierung (E-Mail-Versand, Berichtserstellung) ist ggf. technisches Know-how oder Unterstützung durch die IT nötig.
Teste den gesamten Ablauf vor dem Live-Betrieb, um sicherzustellen, dass alle Schritte wie gewünscht funktionieren.

Zusammenfassung

Mit smapOne kannst du eine anonyme, wiederkehrende Abfrage per Link realisieren. Die Automatisierung des E-Mail-Versands und der Berichterstellung erfolgt am besten über externe Tools wie Power Automate oder Make. Für den automatisierten Datenabruf und die Berichtserstellung steht dir die API-Route GET https://platform.smapone.com/Backend/preview/Smaps/{smapId}/Records zur Verfügung. So bleibt der Prozess für die Mitarbeitenden einfach und ohne Login-Hürde.

Weitere Details zur anonymen Nutzung findest du in der FAQ.
Zur E-Mail-Benachrichtigung und Berichtversand siehe die Dokumentation.

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